L'archivage des e-mails que l'auditeur accepte
En Allemagne, les e-mails à caractère professionnel sont soumis à une obligation de conservation : six ans selon le droit commercial, dix ans pour les documents pertinents au regard du droit fiscal. Les fichiers PST sur les ordinateurs portables et les sauvegardes de boîtes aux lettres ne répondent pas à cette exigence, car ils ne sont ni complets, ni inaltérables, ni consultables. Conbool Archive archive automatiquement, de manière infalsifiable, chaque message entrant et sortant, et le rend à nouveau consultable en quelques secondes.
Pourquoi Conbool Archive convainc
- Répond à l'obligation de conservation : chaque e-mail professionnel est archivé de manière complète et inaltérable, pièces jointes incluses
- Retrouve chaque message en quelques secondes : recherche en texte intégral sur les contenus et les pièces jointes, même après plusieurs années
- Protège la vie privée des employés : accès limité par défaut à sa propre boîte aux lettres, accès aux boîtes aux lettres d'autrui uniquement selon le principe des quatre yeux
- Fonctionne sans intervention dans la boîte aux lettres : connexion via journalisation SMTP, indépendamment du serveur de messagerie utilisé
- Made in Germany : stockage dans des centres de données certifiés ISO 27001 et un journal d'accès complet
Un archivage à tous les niveaux
| Fonction | Ce que fait Conbool Archive |
|---|---|
| Archivage infalsifiable | Chaque message est stocké de manière inaltérable, y compris les pièces jointes et les en-têtes complets |
| Saisie exhaustive | La connexion via le journal SMTP capture intégralement les e-mails entrants et sortants, indépendamment du comportement des utilisateurs |
| Délais de conservation | Préréglages pour six et dix ans, ainsi qu'un éditeur de règles pour définir vos propres exigences par domaine, groupe ou boîte aux lettres |
| Recherche en texte intégral | Recherche par objet, contenu, expéditeur, destinataire, période et pièces jointes |
| Accès basé sur les rôles | Chaque utilisateur voit sa propre archive, des droits étendus sont attribués de manière ciblée |
| Principe des quatre yeux | L'accès aux boîtes aux lettres d'autrui nécessite l'autorisation d'une deuxième personne habilitée |
| Groupes et services | Les droits d'accès peuvent être gérés par groupes plutôt que boîte aux lettres par boîte aux lettres |
| Export pour les contrôles | Des messages individuels ou des ensembles complets peuvent être exportés pour un contrôle fiscal ou des demandes d'accès à l'information |
| Concept de suppression conforme au RGPD | La suppression est automatique une fois le délai écoulé, les blocages en cours restent inchangés |
| Surveillance du stockage | Alerte avant d'atteindre l'espace de stockage réservé, extension possible à tout moment via le portail |
Une archive n'est pas une sauvegarde
Une sauvegarde restaure un état. Une archive prouve un contenu. C'est exactement ce qu'exige un contrôle fiscal : exhaustivité, inaltérabilité et traçabilité sur toute la durée de conservation. Quiconque reconstitue des boîtes aux lettres supprimées à partir de sauvegardes ne peut prouver aucun de ces trois points. Conbool Archive enregistre chaque message directement lors du transport, avant qu'un utilisateur ne puisse le déplacer ou le supprimer.
Indépendant du serveur de messagerie
La connexion s'effectue via la journalisation SMTP et fonctionne ainsi avec Exchange Online, Microsoft 365, Exchange classique et tout autre serveur de messagerie. Un assistant de configuration guidé accompagne la connexion étape par étape. Un changement de fournisseur de messagerie n'affecte pas les archives existantes.
Protection des données et cogestion
L'archivage touche aux droits de la personnalité, c'est pourquoi l'accès est strictement encadré. Par défaut, chaque employé ne voit que sa propre archive. L'accès aux boîtes aux lettres d'autrui n'est possible que selon le principe des quatre yeux et est journalisé. Cela facilite considérablement la concertation avec le comité d'entreprise et le délégué à la protection des données.
Pour qui Conbool Archive est fait
Pour toute entreprise soumise à une obligation de conservation au titre du droit commercial ou fiscal, de l'artisan à la grande entreprise. Particulièrement pertinent pour les secteurs soumis à des obligations de preuve supplémentaires, tels que la santé, la finance, le droit, l'énergie et le secteur public.
Sécurité des e-mails made in Germany
Conbool Archive fait partie de la suite intégrée de sécurité des e-mails de Conbool : protection contre les menaces, chiffrement, envoi sécurisé de fichiers, signatures centralisées, archivage et DMARC. Tout en un seul endroit, et fermement en mains allemandes.
Répondez dès maintenant à l'obligation de conservation, sans effort, Made in Germany.
- Répond à l'obligation de conservation : chaque e-mail professionnel est archivé automatiquement, de manière complète et inaltérable, six ans selon le droit commercial, dix ans pour les documents pertinents au regard du droit fiscal.
- Répond à l'obligation de conservation : chaque e-mail professionnel est archivé automatiquement, de manière complète et inaltérable, six ans selon le droit commercial, dix ans pour les documents pertinents au regard du droit fiscal.
- Répond à l'obligation de conservation : chaque e-mail professionnel est archivé automatiquement, de manière complète et inaltérable, six ans selon le droit commercial, dix ans pour les documents pertinents au regard du droit fiscal.